EPA-Assessments im Alltag: So werden sie zur Gewohnheit

Arbeitsplatz-basierte Assessments (AbAs) einzuführen ist technisch keine grosse Hürde. Die eigentliche Herausforderung ist menschlicher Natur: Es geht um den Aufbau neuer Gewohnheiten, um Kulturveränderung und darum, die Angst vor Beurteilung abzubauen. Adi Marty, unser Experte für kompetenzbasierte Ausbildung, hat die wichtigsten Erkenntnisse aus der Praxis zusammengefasst. 

Das eigentliche Problem: Vergessen

Das Tool liegt in der Hosentasche. Die Bereitschaft ist grundsätzlich da. Und trotzdem findet das Assessment nicht statt – weil man schlicht nicht daran denkt. Vergessen ist der grösste Feind der neuen Gewohnheit, meist nicht fehlende Motivation. Wer das versteht, setzt an der richtigen Stelle an.

Voraussetzung 1: Das Konzept muss sitzen

Bevor irgendwelche Tools eingeführt werden, müssen alle   Beteiligten – Trainees und Supervisors – verstehen, was EPAs und Programmatic Assessment   bedeuten. Noch wichtiger: Sie müssen das Konzept sinnvoll finden. Das schafft man nicht mit einem einmaligen Einführungsmeeting. Hilfreich sind: 

• Kurzvorträge fürs ganze Team z.B. bei Abteilungsrapports
• Interaktive Workshops mit konkreten Fallbeispielen
• Kurze Erklärvideos, die man selbst konsumieren kann

Voraussetzung 2: Direkt nach der Tätigkeit – oder gar nicht

Ein AbA darf nicht am Abend nach einem langen Dienst durchgeführt werden müssen. Es muss in den Arbeitsablauf integrierbar sein – und zwar so, dass es weniger als eine Minute dauert. Ist diese Hürde zu hoch, wird es nicht passieren, egal wie gut die Absichten sind.

preparedEPA ist genau dafür gebaut: Ein Assessment direkt nach einer Tätigkeit gemeinsam durchführen. Keine Flut an Einladungs-Emails an Vorgesetzte (welche, dann nur mit Verzögerung drauf reagieren - wenn überhaupt)

Best Practice 1: Keine Hol- und Bringschuld

Beim Thema AbAs sitzen Trainees und Supervisor im gleichen Boot. Beide   Seiten tragen die Verantwortung dafür, dass Feedbackgespräche stattfinden. Wer zuerst fragt, ist egal. Entscheidend ist, dass sich beide gegenseitig daran erinnern, bis die neue Gewohnheit etabliert ist.

Empfehlung: Macht das explizit im Team. Erklärt, dass gegenseitiges Erinnern ausdrücklich erwünscht und ein Zeichen einer guten Lernkultur ist.

Best Practice 2: Statistiken zeigen – Teaching wird sichtbar

Zeige bei regelmässigen Rapports, wer wie viele AbAs dokumentiert hat. Das wirkt auf mehreren Ebenen:

• Trainees sehen ihre Aktivität im Vergleich, was gegenseitig anspornt
• Supervisors, die sich besonders fürs Teaching engagieren, werden sichtbar

Das Cockpit von preparedEPA liefert genau diese Auswertungen – ohne manuelle Aufbereitung.

Best Practice 3: Daten aktiv nutzen

Dokumentierte AbAs bringen nur dann den vollen Nutzen, wenn sie auch genutzt werden. Konkret heisst das:

• Mentoring-Gespräche: Lernziele aus früheren Assessments gezielt aufgreifen und ein Follow-up machen – «Wo stehst du mit diesem Lernziel?»
• Mitarbeitergespräche: Kompetenzprofile als datenbasierte Grundlage statt subjektiver Einschätzungen
• Personalentscheidungen: Wer darf Nachtdienst machen? Entscheidungen sollen auf dokumentierten Daten basieren, nicht auf Bauchgefühl

Best Practice 4: Kleine Gewohnheiten aufbauen

Der Buchklassiker Atomic Habits bringt es auf den Punkt: Grosse Veränderungen entstehen durch kleine, konsistente Handlungen. Ein konkretes Beispiel für den Klinikalltag:

Schau dir jeden Morgen kurz vor dem Start in der App die Trainees an, mit denen du heute arbeitest. Was ist ihr aktuelles Kompetenzprofil? Welche EPAs stehen heute an? Welche Lernziele sind noch offen?

Das dauert zwei Minuten und schafft einen bewussten Einstieg in den Tag – mit dem Blick auf gezielte Lernmöglichkeiten.

Best Practice 5: QR-Kleber als physischer Trigger

Hier kommt eine der praktischsten Neuerungen: Kleber und Poster mit QR-   Codes, die direkt auf eine bestimmte EPA in preparedEPA verweisen. Smartphone-Kamera drauf – und man ist sofort im Assessment-Prozess dieser EPA.

Die Idee: Die Kleber kommen genau dorthin, wo die jeweilige EPA stattfindet. 

• Anästhesievorbereitung: Kleber für «Intubation durchführen» oder «Anästhesieeinleitung»
• Chirurgische Sprechstunde: Kleber für «Aufklärungsgespräch»
• Echokardiographie-Raum: Kleber für «Herzecho durchführen»
•  Pausenraum / Büro: A4-Poster mit mehreren EPAs – für die fünf Minutenzwischendurch.

Der Kleber ist kein Gadget. Er ist ein konkreter, physischer Reminder, der beide Seiten immer wieder an die Möglichkeit eines Assessments erinnert – ohne App zu öffnen, ohne zu suchen.

👉 Die EPA-Poster und Kleber kannst du selbst erstellen: tools.prepared.app

Best Practice 6: Kurz, aber häufig

Ein AbA braucht kein langes Gespräch. 1 bis 4 Minuten reichen, um ein sinnvolles Feedbackgespräch zu führen und ein konkretes Lernziel zu generieren. Lieber fünf kurze Feedbackgespräche pro Woche als ein ausführliches pro Quartal.

Das verändert auch die Wahrnehmung auf Trainee-Seite: Es geht nicht um eine Prüfung, sondern um einen kurzen, konstruktiven Austausch direkt nach einer Tätigkeit.

Fazit in einem Satz

Je mehr Datenpunkte vorhanden sind, desto gezielter kann Teaching eingesetzt werden – und desto klarer wissen Trainees, wo sie stehen und was als nächstes zu tun ist.

Hast du Fragen zur Einführung von preparedEPA in deiner Institution? Wir helfen dir gerne dabei, die ersten Schritte zu planen.